راهنمای برنامه‌ ریزی همایش

این تنها ابزار برنامه ریزی همایش است که در هنگام به وجود آمدن استرس و نگرانی های معمول به شما نشان می دهد که جزئیات مهم را در برنامه خود در نظر گرفته اید و موجب آرامش شما خواهد شد. با همراه داشتن یک چک لیست جامع برنامه ریزی همایش، می توانید با اطمینان خاطر به استقبال همایش بروید و مطمئن باشید که چیزی را نادیده نگرفته اید.

اگر خود را به بهترین شکل سازماندهی کنید و از قبل در برنامه ریزی یک همایش از یک چک لیست استفاده کنید، حتی در صورت مواجهه با موقعیت هایی خاص و پیش بینی نشده، بلافاصله متوجه اشتباه و اصلاح آن خواهید شد.

هر همایش به یک چک لیست برنامه ریزی نیاز دارد که با توجه به آن همایش خاص و متناسب با مشخصات همایش طراحی شده باشد. بنابراین چک لیست برنامه ریزی هر همایش متفاوت است. با این حال، پنج مورد وجود دارد که شما باید در چک لیست برنامه ریزی همایش خود داشته باشید، صرف نظر از اینکه در حال برنامه ریزی یک جشن کوچک یا یک همایش بزرگ هستید.

قراردادهای لازم برای برگزاری همایش را امضا کنید

ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما مطمئن شوید که همه قراردادهایی را که برای برگزاری موفق همایش خود نیاز دارید امضا کرده اید. شامل قراردادهای رزرو محل برگزاری همایش، فروشندگان، هتل، سرگرمی و غیره است. همه چیز را به صورت مکتوب دریافت کنید. اگر یک برنامه ریز همایش هستید و به قرارداد خدمات همایش خود نیاز دارید، اینجا را کلیک کنید.

تاریخ و زمان  برگزاری همایش را تأیید کنید

چطور ممکن است کسی تاریخ را اشتباه بگیرد؟ خدمات دهندگان و فروشندگان اغلب پروژه های دیگری دارند. قبل از شروع برنامه ریزی همایش خود، تاریخ و زمان شروع و پایان را با طرف های قرارداد مجدداً بررسی کنید و آنها را به صورت مکتوب دریافت کنید تا خیالتان آسوده باشد.



استخدام افراد بیشتر برای کمک

ارزش داشتن نیروی کمکی اضافی را در روز همایش نادیده نگیرید. همیشه مواردی وجود دارد که نیاز به توجه دارد و بیشتر برنامه‌ریزان همایش آنقدر مشغول اجرای همایش هستند که متوجه موقعیت‌هایی که پیش می‌آید نیستند.

استخدام نیروی کمکی یک مرحله مهم است که اغلب نادیده گرفته می شود. در مورد استخدام کارکنان برگزاری همایش به موارد مشخص بسنده نکنید. این مورد را در چک لیست همایش خود قرار دهید و بهترین کارکنان آموزش دیده را با تجربه ای که نیاز دارید متناسب با بودجه همایش تان استخدام کنید. 

بازدید محل برگزاری همایش

بازدید از محل برگزاری همایش همراه با تیم خدمات و فروشندگان، یک گام مهم در فرآیند برنامه ریزی همایش است. فرصتی برای طرح سؤالات، رسیدگی به نگرانی ها و دستیابی به توافق در مورد چیدمان ، دکوراسیون، محل ثبت نام و جریان کلی همایش است. اغلب، حتی زمانی که فکر می کنیم به وضوح همه چیز را در نظر گرفتیم، ممکن است از دید افراد دیگر کاملا متفاوت و دارای نواقصی باشد. این کار باعث می شود، ایرادات احتمالی برطرف شوند.

یادآوری و پیگیری کارکنان و خدمات دهندگان همایش

در دنیای ایده آل، یک بار گفتن به کسی برای اطمینان از انجام کار کافی است. متأسفانه، دنیای واقعی به این شکل نیست یا حداقل در زمینه برنامه ریزی همایش اینطور نیست. بنابراین، هنگامی که چک لیست برنامه ریزی همایش خود را برای سازماندهی و برنامه ریزی ایجاد می کنید، حتماً یادآوری هایی را برای پیگیری های خاص در نظر بگیرید.

برای مثال، اگر درباره ایده‌های منو با کیترینگ صحبت کرده‌اید، آیتمی را نیز در چک لیست برنامه‌ریزی رویداد خود بگنجانید که با این مضمون است: « پیگیری تهیه‌کننده غذا در مورد منوی پیشنهادی و بررسی مجدد آن » و « چشیدن غذای کیترینگ». 



اگر برای برگزاری همایش خود به مشاوره و اطلاعات بیشتر نیاز دارید، با متخصصان برگزاری سمینار و همایش مجموعه نسیم سبز تماس حاصل فرمایید. همچنین می توانید بر روی این لینک، کلیک بفرمایید.